Si eres usuario de TEAMS (office 365) igual te interesa sacarle partido y usarlo bien ;-)

Pertenezco a una organización que tiene contrato corporativo de Office 365. Una de las aplicaciones incluidas en la suscripción es Ms TEAMS. Muchas personas de mi organización no habían necesitado usarla antes de la pandemia COVI19. Pero el teletrabajo y la teledocencia forzada obligo a que se convirtiera en una de las aplicaciones más usadas durante los ultimos 18 meses. Pero la frecuencia en el uso no significa que se use bien, ni eficientemente. Al menos en mi caso he visto crecer una maraña de «TEAMS» cuando hubiera sido mucho más sencillo, práctico  y eficiente organizar canales (publicos o privados) dentro de un «TEAM» en lugar de optar por un crecimiento asilvestrado e interminable. Doy por perdida esa batalla y ya asumo que cuando alguien quiera hacerme una videollamada, creará un TEAMS en lugar de simplemente hacerme una llamada en el chat, o que tendré decenas de «teams» donde las personas participantes son básicamente las mismas, o que convivirán los mensajes del chat de TEAMS con los de Whatsaps y mails, todos mezclados en un caos irrecuperable. En el fondo, yo creo que ni sabemos, ni nos creemos de verdad lo que implica «trabajar en equipo», que tiene muchas capas, pero una de ellas es la de crear unos canales y procedimientos de comunicación consensuados y eficientes.

He pensado en preparar un ¿decálogo? de buenas prácticas si vas a trabajar en equipo con TEAMS. Como no tengo el tiempo de hacerlo todo de golpe, voy a ir editando este post con las cosas más urgentes (o sangrantes) que se me ocurran.

1. Las versiones no se limitan solo al control de cambios

Para mi una de las grandes ventajas de espacios de trabajo como TEAMS (github, alfresco o cualquier otro repositorio) es que permiten un versionado de documentos. Esto permite acabar de una vez por todas con los insufribles cadenas Documento.v1; Documento v1b; Documentov2; DocumentoV2resvisdoxRTF……

Si editas en linea, mantiene versionados de lo que guardas en cada sesión de trabajo. Si trabajas localmente, solo tienes que tener la precaución de no cambiarle el nombre al documento y te genera un versionado automático cuando lo subes (no machaca lo que ya hay, crea una nueva versión, indicando fecha y persona responsable de la versión).

Ejemplo, estos tres documentos son redundantes:

podrían ser solo UN documento con TRES versiones.

Algo de información adicional sobre esta función:

2. Editar un archivo compartido en la nube para editarlo simultáneamente con otras personas no es descargartelo en local

TEAMS ofrece tres formas de abrir un documento en la nube (es decir, que la edición concurrente es posible y se gestiona relativamente bien las aportaciones simultáneas de mas de una persona editando el documento- siempre que no estén en la misma linea, o mismo párrafo-):

  • Dentro de TEAMS (la mas limitada en opcioneS)
  • En la app de escritorio (todo el potencial de la aplicación de escritorio pero el documento compartido)
  • En navegador web (algunas funciones de escritorio no están disponible)

Abierto en TEAMS:

En la aplicación de escritorio:

En navegador:

Si lo que haces es descargarlo en local y editar una copia en TU ORDENADOR, dejas de sincronizar con todas las personas que hayan hecho cambios entre tu descarga y que decidas volver a subirlo a TEAMS (si es que te acuerdas de hacerlo) y eso crea conflictos de versiones que luego consumen un tiempo enorme para conciliarlas.

Postdata: obvamente, si eres la unica persona que va a «meter las zarpas» en el documento, puedes descargarlo localmente y cuando acabes subirlo al TEAMS, eso no generará ningun conflicto de edición… pero como haya al menos una persona editando al mismo tiempo que tu, ya es otra cosa.

Postdata: si abres un documento en la nube (cualquiera de las tres modalidades) es importante que no os dejéis sesiones abiertas cuando salgáis corriendo a hacer otras cosas (que se quede el documento «abierto» aunque no cambies nada… eso bloquea el documento para subidas de versiones creadas offline (y nadie puede «expulsaros» de la sesión, podéiss quedados semanas bloqueando el documento si no apagáis el ordenador)

Trabajos final de master y grado (TFM-TFG)

Me gustaría empezar por recordar algo que es obvio, pero que a veces se nos olvida. El objetivo básico de un TFG, desde el punto de vista práctico es aprobar su defensa. Obviamente puede y debe haber otras motivaciones: hacer algo útil para una organización, aprender o reforzar conocimientos o habilidades útiles para tu futuro profesional, etc.  Pero lograr todas esas cosas no deben impedir que superes el objetivo básico.

Por ello, la primero que tienes que hacer es revisar cómo te van a evaluar (cuáles son los niveles de desempeño por debajo de los cuales vas a tener problemas el día de la defensa). En estos enlaces tienes las rúbricas y algunas «normas de estilo» para las dos titulaciones de la ETSII en las que suelo participar dirigiendo TFGs. Revisa la que te corresponda, porque es responsabilidad tuya lograr superar cada uno de los criterios (si, cada uno). Las personas que dirigimos el trabajo te podemos aclarar el significado de cada criterio o cada nivel, o decirte en qué nivel vemos que está tu trabajo, o hacerte recomendaciones sobre como pasar de un nivel a otro. Pero, en esencia, la responsabilidad y la iniciativa está en tu parte:

Además, lee estas referencias. Te resultarán útiles porque te resumen algunas recomendaciones sobre como enfocar tu TFG/TFM y también consejos sobre como escribirlo (recuerda citarlas en el documento final)

  1. García-Sabater, J.P., Como estructurar y escribir un Proyecto Fin de Carrera, Trabajo Fin de Grado o una Tesina Fin de Master. on line. Available at: http://jpgarcia.webs.upv.es/?page_id=34 [Accessed February 5, 2018].
  2. Garcia-Sabater, J.P., 2014. Consejos para la escritura de proyectos, tesis y trabajos de investigación. riunet UPV, p.8. Available at: http://riunet.upv.es/bitstream/handle/10251/18355/Consejos de Escriturav6.pdf?sequence=1&isAllowed=y [Accessed February 5, 2018].
    1. http://jpgarcia.webs.upv.es/?page_id=2741
  3. Esto te puede resultar interesante para preprar la presentación si tienes que defenderla en remoto (por video conferencia) https://ito-engineering.screenstepslive.com/s/ito_fase/m/94256/l/1243152-how-can-i-view-a-powerpoint-show-without-using-full-screen This guide provides instructions on how to set your PowerPoint (for Windows) application to play your slide show in a window, not in full screen. This is particularly useful if you are participating in a video call and might want to see the presentation, your notes, and the webinar interface.Please note: To display your presenter notes, you will need a two monitor set up.

Y voy a cerrar con otra reflexión, que siendo también obvia, conviene hacer explícita. El Trabajo Final de Grado es responsabilidad del estudiante. Es decir, la gestión del tiempo y los plazos es cosa tuya: cuándo quieres presentarlo, cuánto tiempo vas a dedicar, si tienes las competencias adecuadas para llevar a cabo el proyecto que te interesa, si puedes adquirir esas competencias en el plazo disponible (en el caso de no tenerlas), etc. Obviamente tu director-a está para ayudarte en esas decisiones si le consultas (y si le insistes para que te conteste razonablemente rápido 😉 ). Pero es eso, una ayuda. Te haremos recomendaciones e incluso te calificaremos la nota que creemos que merece y te orientaremos en el caso de que esa nota sea superior a inferior a tus expectativas. Pero las decisiones finales las tienes que tomar tu (pues en el fondo estamos preparando a una persona capaz de actuar como profesional en entornos con complejidad e incertidumbre).

Quizás haya algunos casos donde tu TFG se enmarque dentro de algún proyecto de investigación o convenio con una empresa y tanto los objetivos, como los plazos, como los contenidos te los marque tu director-a o la persona de la que dependas en la empresa.  En esas situaciones, la responsabilidad estará compartida entre estudiante y director-a (no me atrevería a decir en qué grado). Pero en todos los demás casos, se debería aplicar lo del párrafo anterior.

Eso significa que habrá momentos donde tendrás que ser autonomo-a. Por ejemplo, si vas a depositar el trabajo al final de un periodo de vacaciones, habrá semanas donde tu director-a no va a poder atenderte y tienes que resolver las cosas por tu cuenta. Eso tiene sus riesgos, porque puedes tomar decisiones que luego perjudiquen el resultado de tu trabajo global. Pero forma parte de la planificación del tiempo (que es responsabilidad del estudiante).