Cosas que no debo dar por sentadas sobre el trabajo en equipo

Durante esta semana he estado observando diversas reuniones (como participante o simplemente analizando cómo trabajan mis estudiantes). Algunas de esas reuniones se han realizado presencialmente y otras en modo remoto. Os comparto mis lecciones aprendidas sobre cosas que yo daba por supuesto y la realidad me ha mostrado que, en estos ejemplos de conveniencia (y para nada generalizables), no se cumplían.

Lección 1. No está claro que cualquier persona con varios años de formación universitaria sabe trabajar en grupo.

La tendencia es a pensar que, aunque no hubieran aprendido en su etapa de formación en el instituto, está claro que tras varios años en la universidad, con las tareas en grupo que se les encargan (tanto en prácticas como en dinámicas de aula) y saldrían de serie con unos comportamientos básicos aprendidos. Si estamos pensando en profesores o investigadores o profesionales que estudiaron hace años en la universidad, como continuamente hay que trabajar en grupo, todos deben ser expertos.

Pero la realidad es que si planteas una tarea en grupo sin dar unas directivas específicas de qué hacer en cada momento y cómo (es decir tele-dirigiendo completamente al equipo), muchas veces observas comportamientos individuales. Cada uno hace «lo suyo», sin interaccionar con los demás, y sin tener muy claro qué es lo que los demás esperan de su tarea y, al final juntan las partes y ya está  (grupos «grapadora»: se juntan solo para grapar o encuadernar las partes). El resultado es un poco «monstruo de Frankenstein».

Y si el grupo está en remoto, esta «tendencia» a hacer las cosas individualmente y no interactuar con el resto de personas del grupo se acreciente mucho. Esto me lleva a reflexionar sobre si los patrones de interacción en los grupos remotos y en los grupos presenciales son distintos (en el mismo contexto de discrecionalidad de tarea y con mismas personas, solo cambiando de presencial a remoto).

Voy a ver si alguien ha escrito algo sobre «interaction paths in remote meetings»

Lección 2. Desempeñarte muy bien en reuniones presenciales no garantiza que seas capaz de trasladar los comportamientos adquiridos en presencial a entornos remotos.

Esto lo he podido comprobar ampliamente durante los últimos años (en pandemia) y sigo observándolo en casi todas mis reuniones remotas actuales (en las de esta semana  también).

Gente a la que conozco y he visto interactuar en reuniones presenciales, olvidan muchas de las «buenas prácticas» cuando se embarcan en una reunión remota.

Por ejemplo, dar «feedback» a los demás participantes (reformulando las ideas, asintiendo/negando con la cabeza o siendo expresivo con el lenguaje no verbal, manteniendo el contacto visual periódico con todas las personas participantes…). Todas las reuniones donde he participado en remoto eran lo más parecido a una partida de póker (o de «truc») profesional. Nadie expresaba «emociones», todos los canales de comunicación rica cortados… Un desastre.

Se podría alegar que la tecnología no lo permite. Pero no es cierto. Acepto que la riqueza del canal mediado por una pantalla y un teclado (mas una cámara y un micro), no es la misma que un presencial cara a cara. Pero entre blanco que negro hay un conjunto de grises, y otros colores. Por ejemplo:

  • ¿Por qué no usas los emoticonos disponibles en todas las plataformas de videoconferencia? Al menos para demostrar tu apoyo tienes varias opciones (aplauso, corazón, caritas sonrientes). Cierto que no hay ninguna para mostrar desacuerdo. Pero ya llegarán o puedes usar algunas de las otras opciones que comento a continuación
  • ¿Por qué apagas tu cámara cuando los demás hablan -y la conectas cuando vas a hablar tu-? ¿Es que no consideras relevante mostrar tu escucha activa a la persona que habla?
  • ¿Por qué no sonríes, disientes, asientes, levantas tu pulgar, muestras el pulgar hacia abajo, o expresas con cara y manos durante la reunión? Obviamente si eres de los del punto anterior (que apagan la cámara en las reuniones) todo esto ya no aplica
  • ¿Por qué no usas el chat para reformular ideas o mostrar «emociones» o tu punto de vista sobre lo que se está hablando? Algunas personas han llegado a pedir que no se use el chat porque «despista» al que habla. Vale, lo entiendo en un contexto de «monólogo», pero no en una reunión de grupo. Precisamente estos «despistes» son los que permiten enriquecer la comunicación y que el esfuerzo de reunirnos síncronamente se compense de alguna forma. Si no, con grabar un video y distribuirlo te ahorras una buena parte de la reunión (cada uno se ve el vídeo por su cuenta y luego planteas una reunión corta donde se va a hablar exclusivamente de las dudas o contrastar opiniones sobre lo expuesto)
  • ¿Por qué no hay forma de saber cuántas personas están realmente conectadas en la reunión y no solo una sesión abierta? Esas veces donde preguntas a una de las personas que supuestamente está conectada y pasan segundos o minutos o cuartos de hora y no contestan (ni siquiera un mensaje en el chat)

Lección 3. No todo el mundo es capaz de mantenerse centrado en las tareas del grupo cuando estás en remoto (ni cuando estás en presencial)

En presencial es común desde hace años que los estudiantes (y también los profesionales en sus grupos de trabajo) se dispersen atendiendo sus dispositivos móviles mientras otras personas están intentando participar en una reunión. Yo creo que el tiempo de grupo es sagrado porque representa mucho esfuerzo sincronizar las agendas para tener un tiempo de intercambio común. Sin embargo, hay personas que consideran que contestar cualquier mensaje que les llegue a su móvil (de redes sociales o de comunicación instantánea), o revisar quién llama o incluso atender una llamada es más importante que el tiempo de las otras personas de la reunión. No estoy hablando de asuntos importante que se haya advertido al principio de la reunión que es posible que interrumpan nuestra atención.

Pues en remoto ya os podéis imaginar lo que puede llegar a pasar con personas sin los hábitos adecuados de respeto al grupo.

Una de las cosas que me ha sorprendido esta semana es que los estudiantes que estaban en una actividad de grupo presencial (en un entorno mucho más incómodo y ruidoso) rendían como el doble o el triple que los que estaban en la misma actividad en remoto (en la tranquilidad de sus casas, en habitaciones individuales y, aparentemente, sin distracciones). En el mismo tiempo, los primeros leían una media de dos o tres documento y los segundos sólo uno y no llegaron a completar su lectura.

Lección 4.Tras dos años trabajando en grupo en remoto muchas personas siguen sin saber utilizar las aplicaciones

Antes de que me hagáis una crítica fácil. No me refiero a que la aplicación se haya actualizado y ahora los botones o menús estén en otro lado (eso es absolutamente disculpable) o que en una reunión con personas de otras organizaciones te veas forzado a usar una aplicación nueva que no es la que se emplea como aplicación corporativa en tu organización habitual.

Lo que intento decir es que las personas de una organización no saben usar las aplicaciones que su organización lleva como mínimo desde marzo 2020 utilizando para su trabajo remoto. En el caso de mis estudiantes, esa aplicación se llama Office365. Pues bien, dos años después hay personas (y no una, ni dos), que no saben editar de manera compartida y síncrona un documento de texto, presentación u hoja de cálculo con Office365. Algunas personas, ni siquera saben que eso es posible y consideran que solo «google drive» ofrece esa funcionalidad.

Me he quedado pasmado viendo como mis estudiantes hacían una ronda para recoger todos los emails para poder editar un documento de texto en google drive, cuando tenían, al mismo tiempo abierto TEAMS y la posibilidad de crear un documento en TEAMS al que, automáticamente, todos tenían permisos de edición.

No me vale la excusa de «es que yo domino Google Drive» (porque no es cierto, no saben como exportar le documento creado en un formato «.docx») o que «en drive es más fácil o se pueden hacer cosas que Office365 no puede» (yo creo que es justo al revés)

Lección 5. Se presta muy poca atención a como se «etiquetan» los documentos generados por el grupo

En todos los grupos en los que participo, cada personas nombra los documento del modo que le apetece (muchas veces son un críptico: «documento1.docx», que es el nombre por defecto que sale al indicar que quieres guardar un archivo). Esto pasa incluso cuando das normas explícitas a un grupo indicando cómo quieres que se nombren los ficheros para poder luego archivarlo (y recuperarlos) con facilidad (sin tener que dedicar tiempo de un «archivero» a que renombre cada uno de los documentos).

En mi opinión los documentos que genera el grupo es la esencia que queda como resultado del tiempo invertido. Como mínimo debería haber un acta, pero también puede haber otros «productos» específicos liberados en forma de documento (texto o imágenes o fotos o lo que sea).

Si esos documentos no se van a tener que consultar nunca más, los puedes etiquetar como te apetezca, porque no va a afectar a nada. De hecho si no los vas a consultar nunca más, te puedes ahorrar el hacer el documento (y quizás también la reunión. Porque si de la reunión no se deriva nada que debas usar en futuro, aunque solo sea un acuerdo o una lista de tareas, quizás es que no era muy necesaria).

Sin embargo, si vas a reutilizar el resultado del grupo (o puedes necesitar consultarlo en el futuro), es imprescindible que ése documento sea localizable. La forma más efectiva que yo he encontrado es «etiquetar» el documento en el nombre del fichero (eso nunca falla). Yo, como mínimo pongo la fecha en la que se ha realizado el documento, el contexto del equipo o proyecto al que pertenece y algunas palabras que pueden servir de clave para localizar el documento por tipo (acta, acuerdo, propuesta, plantilla, lecciones-aprendidas) y otras para poder filtrar y evitar «falsos positivos»