Cosas que no debo dar por sentadas sobre el trabajo en equipo

Durante esta semana he estado observando diversas reuniones (como participante o simplemente analizando cómo trabajan mis estudiantes). Algunas de esas reuniones se han realizado presencialmente y otras en modo remoto. Os comparto mis lecciones aprendidas sobre cosas que yo daba por supuesto y la realidad me ha mostrado que, en estos ejemplos de conveniencia (y para nada generalizables), no se cumplían.

Lección 1. No está claro que cualquier persona con varios años de formación universitaria sabe trabajar en grupo.

La tendencia es a pensar que, aunque no hubieran aprendido en su etapa de formación en el instituto, está claro que tras varios años en la universidad, con las tareas en grupo que se les encargan (tanto en prácticas como en dinámicas de aula) y saldrían de serie con unos comportamientos básicos aprendidos. Si estamos pensando en profesores o investigadores o profesionales que estudiaron hace años en la universidad, como continuamente hay que trabajar en grupo, todos deben ser expertos.

Pero la realidad es que si planteas una tarea en grupo sin dar unas directivas específicas de qué hacer en cada momento y cómo (es decir tele-dirigiendo completamente al equipo), muchas veces observas comportamientos individuales. Cada uno hace «lo suyo», sin interaccionar con los demás, y sin tener muy claro qué es lo que los demás esperan de su tarea y, al final juntan las partes y ya está  (grupos «grapadora»: se juntan solo para grapar o encuadernar las partes). El resultado es un poco «monstruo de Frankenstein».

Y si el grupo está en remoto, esta «tendencia» a hacer las cosas individualmente y no interactuar con el resto de personas del grupo se acreciente mucho. Esto me lleva a reflexionar sobre si los patrones de interacción en los grupos remotos y en los grupos presenciales son distintos (en el mismo contexto de discrecionalidad de tarea y con mismas personas, solo cambiando de presencial a remoto).

Voy a ver si alguien ha escrito algo sobre «interaction paths in remote meetings»

Lección 2. Desempeñarte muy bien en reuniones presenciales no garantiza que seas capaz de trasladar los comportamientos adquiridos en presencial a entornos remotos.

Esto lo he podido comprobar ampliamente durante los últimos años (en pandemia) y sigo observándolo en casi todas mis reuniones remotas actuales (en las de esta semana  también).

Gente a la que conozco y he visto interactuar en reuniones presenciales, olvidan muchas de las «buenas prácticas» cuando se embarcan en una reunión remota.

Por ejemplo, dar «feedback» a los demás participantes (reformulando las ideas, asintiendo/negando con la cabeza o siendo expresivo con el lenguaje no verbal, manteniendo el contacto visual periódico con todas las personas participantes…). Todas las reuniones donde he participado en remoto eran lo más parecido a una partida de póker (o de «truc») profesional. Nadie expresaba «emociones», todos los canales de comunicación rica cortados… Un desastre.

Se podría alegar que la tecnología no lo permite. Pero no es cierto. Acepto que la riqueza del canal mediado por una pantalla y un teclado (mas una cámara y un micro), no es la misma que un presencial cara a cara. Pero entre blanco que negro hay un conjunto de grises, y otros colores. Por ejemplo:

  • ¿Por qué no usas los emoticonos disponibles en todas las plataformas de videoconferencia? Al menos para demostrar tu apoyo tienes varias opciones (aplauso, corazón, caritas sonrientes). Cierto que no hay ninguna para mostrar desacuerdo. Pero ya llegarán o puedes usar algunas de las otras opciones que comento a continuación
  • ¿Por qué apagas tu cámara cuando los demás hablan -y la conectas cuando vas a hablar tu-? ¿Es que no consideras relevante mostrar tu escucha activa a la persona que habla?
  • ¿Por qué no sonríes, disientes, asientes, levantas tu pulgar, muestras el pulgar hacia abajo, o expresas con cara y manos durante la reunión? Obviamente si eres de los del punto anterior (que apagan la cámara en las reuniones) todo esto ya no aplica
  • ¿Por qué no usas el chat para reformular ideas o mostrar «emociones» o tu punto de vista sobre lo que se está hablando? Algunas personas han llegado a pedir que no se use el chat porque «despista» al que habla. Vale, lo entiendo en un contexto de «monólogo», pero no en una reunión de grupo. Precisamente estos «despistes» son los que permiten enriquecer la comunicación y que el esfuerzo de reunirnos síncronamente se compense de alguna forma. Si no, con grabar un video y distribuirlo te ahorras una buena parte de la reunión (cada uno se ve el vídeo por su cuenta y luego planteas una reunión corta donde se va a hablar exclusivamente de las dudas o contrastar opiniones sobre lo expuesto)
  • ¿Por qué no hay forma de saber cuántas personas están realmente conectadas en la reunión y no solo una sesión abierta? Esas veces donde preguntas a una de las personas que supuestamente está conectada y pasan segundos o minutos o cuartos de hora y no contestan (ni siquiera un mensaje en el chat)

Lección 3. No todo el mundo es capaz de mantenerse centrado en las tareas del grupo cuando estás en remoto (ni cuando estás en presencial)

En presencial es común desde hace años que los estudiantes (y también los profesionales en sus grupos de trabajo) se dispersen atendiendo sus dispositivos móviles mientras otras personas están intentando participar en una reunión. Yo creo que el tiempo de grupo es sagrado porque representa mucho esfuerzo sincronizar las agendas para tener un tiempo de intercambio común. Sin embargo, hay personas que consideran que contestar cualquier mensaje que les llegue a su móvil (de redes sociales o de comunicación instantánea), o revisar quién llama o incluso atender una llamada es más importante que el tiempo de las otras personas de la reunión. No estoy hablando de asuntos importante que se haya advertido al principio de la reunión que es posible que interrumpan nuestra atención.

Pues en remoto ya os podéis imaginar lo que puede llegar a pasar con personas sin los hábitos adecuados de respeto al grupo.

Una de las cosas que me ha sorprendido esta semana es que los estudiantes que estaban en una actividad de grupo presencial (en un entorno mucho más incómodo y ruidoso) rendían como el doble o el triple que los que estaban en la misma actividad en remoto (en la tranquilidad de sus casas, en habitaciones individuales y, aparentemente, sin distracciones). En el mismo tiempo, los primeros leían una media de dos o tres documento y los segundos sólo uno y no llegaron a completar su lectura.

Lección 4.Tras dos años trabajando en grupo en remoto muchas personas siguen sin saber utilizar las aplicaciones

Antes de que me hagáis una crítica fácil. No me refiero a que la aplicación se haya actualizado y ahora los botones o menús estén en otro lado (eso es absolutamente disculpable) o que en una reunión con personas de otras organizaciones te veas forzado a usar una aplicación nueva que no es la que se emplea como aplicación corporativa en tu organización habitual.

Lo que intento decir es que las personas de una organización no saben usar las aplicaciones que su organización lleva como mínimo desde marzo 2020 utilizando para su trabajo remoto. En el caso de mis estudiantes, esa aplicación se llama Office365. Pues bien, dos años después hay personas (y no una, ni dos), que no saben editar de manera compartida y síncrona un documento de texto, presentación u hoja de cálculo con Office365. Algunas personas, ni siquera saben que eso es posible y consideran que solo «google drive» ofrece esa funcionalidad.

Me he quedado pasmado viendo como mis estudiantes hacían una ronda para recoger todos los emails para poder editar un documento de texto en google drive, cuando tenían, al mismo tiempo abierto TEAMS y la posibilidad de crear un documento en TEAMS al que, automáticamente, todos tenían permisos de edición.

No me vale la excusa de «es que yo domino Google Drive» (porque no es cierto, no saben como exportar le documento creado en un formato «.docx») o que «en drive es más fácil o se pueden hacer cosas que Office365 no puede» (yo creo que es justo al revés)

Lección 5. Se presta muy poca atención a como se «etiquetan» los documentos generados por el grupo

En todos los grupos en los que participo, cada personas nombra los documento del modo que le apetece (muchas veces son un críptico: «documento1.docx», que es el nombre por defecto que sale al indicar que quieres guardar un archivo). Esto pasa incluso cuando das normas explícitas a un grupo indicando cómo quieres que se nombren los ficheros para poder luego archivarlo (y recuperarlos) con facilidad (sin tener que dedicar tiempo de un «archivero» a que renombre cada uno de los documentos).

En mi opinión los documentos que genera el grupo es la esencia que queda como resultado del tiempo invertido. Como mínimo debería haber un acta, pero también puede haber otros «productos» específicos liberados en forma de documento (texto o imágenes o fotos o lo que sea).

Si esos documentos no se van a tener que consultar nunca más, los puedes etiquetar como te apetezca, porque no va a afectar a nada. De hecho si no los vas a consultar nunca más, te puedes ahorrar el hacer el documento (y quizás también la reunión. Porque si de la reunión no se deriva nada que debas usar en futuro, aunque solo sea un acuerdo o una lista de tareas, quizás es que no era muy necesaria).

Sin embargo, si vas a reutilizar el resultado del grupo (o puedes necesitar consultarlo en el futuro), es imprescindible que ése documento sea localizable. La forma más efectiva que yo he encontrado es «etiquetar» el documento en el nombre del fichero (eso nunca falla). Yo, como mínimo pongo la fecha en la que se ha realizado el documento, el contexto del equipo o proyecto al que pertenece y algunas palabras que pueden servir de clave para localizar el documento por tipo (acta, acuerdo, propuesta, plantilla, lecciones-aprendidas) y otras para poder filtrar y evitar «falsos positivos»

 

Ampliando horizontes a un entorno docente asfixiante para el aprendizaje

Hace unos meses el Delegado de Protección de Datos de la UPV nos prohibía explícitamente el uso, con alumnos (para fines docentes), de cualquier aplicación que no contara con una licencia corporativa de la UPV (que la UPV hubiera comprado una licencia CAMPUS). Es decir, que no puedo usar aplicaciones para las que he comprado una licencia oficial a nombre de la UPV (pero sin licencia campus, solo tengo una licencia de profesor para uso individual o para un grupo de X personas), como por ejemplo TRELLO o JIRA. Esta limitación se extiende a herramientas gratuitas. Por ejemplo no puedo pedirles que usen GOOGLE drive para las actividades de mis asignaturas, ni usar el MOODLE que tengo instalado en un servidor de la UPV, ni puedo pedirles que creen un Blog o que participen editando entradas en wikipedia, ni convocarles a una reunión por Skype (aunque les deje elegir un nombre y un correo ficticio para registrarse), ni tampoco por ZOOM (que no exige que se creen una cuenta y se pueden conectar directamente con una clave de sala que yo les proporciono), tampoco les puedo pedir que vean un «directo» mio por streaming en Youtube (lo que me hace suponer que tampoco les puedo exigir que vean videos de youtube o alojados en una plataforma que no sea el repositorio de video oficial de la UPV). Solo pueden usar POLIFORMAT (sakai) o MS TEAMS.

Reconozco que me extraña mucho todo esto. La mayoría de mis alumnos (si no la totalidad) usan whatsapp para comunicarse en grupos de estudiantes, comparten diariamente documentos en google drive y no tienen el más mínimo problema en instalarse cualquier aplicación gratuita en sus dispositivos móviles (incluso las mas intrusivas que trazan toda su actividad diaria o datos biométricos). Tampoco tienen problema en aceptar todo tipo de cookies en las webs que navegan. No parecen tener muchos problemas en exponer en redes sociales (Facebook , instagram etc.) información mucho más sensible y personal que la que se puede exponer usando cualquiera de las aplicaciones que me gustaría usar en mi docencia.En fin que no sé de qué riesgos les estamos intentando proteger.

No obstante, aunque no comparta el motivo de la prohibición, la acato por imperativo legal.

Sin embargo, lo que se me exige por LDPDP como profesor de una asignatura en una universidad pública,  no impide que Juan Marin, a título personal (no como profesor de la asignatura), pueda usar su blog personal para lanzar retos en abierto (como una forma de cumplir la misión social de la universidad) y que estos retos pudieran servir para que las personas aprendan cosas relacionadas con una asignatura concreta. Si alguna persona matriculada en una de mis asignaturas quiere sumarse a los retos por su cuenta y riesgo, perfecto. Pero no se tendrán en cuenta en la evaluación de la asignatura.

PD:  a ver cuánto tardan en prohibirme también esto… y cuanto tardo yo en volver a dejar el campo sin cercas 😉

Por qué creo que estamos a años luz de que lo virtual sustituya a lo presencial

Con todo esta «movida» del confinamiento, pasar a on-line el trabajo (que no es tele-trabajo, ni docencia on-line sino un parche mal puesto para sobrevivir a un imprevisto) y todo lo que conlleva, hemos estado dando pasos hacia un entorno de trabajo/docencia virtualizado que para mi deja mucho (muchísimo) que desear.

Estoy pensando ya en mis clases de septiembre y soy consciente de que la tecnología actual no me permite (ni de lejos) hacer las cosas que puedo hacer en presencial. Soy de los que usa mucha tecnología en mi docencia, de modo que suelo «estar al día» y exprimir las opciones para sacar lo mejor de los dos mundos. Creo que ambos se complementan. Pero, al contrario que muchos, no creo que la tecnología actual pueda permitir una experiencia de aprendizaje en remoto que sustituya a la presencial. Si lo hacemos, perderemos mucho en el camino. Por supuesto, estoy pensando en mis asignaturas y los objetivos de aprendizaje que yo trabajo, que tienen mucho que ver con algunas competencias transversales. Que cada uno haga la reflexión con lo suyo. Pero en mi caso lo tengo claro.

Solo por poner un ejemplo. En mi contexto las «únicas» aplicaciones que podemos usar en docencia (con amenaza expresa de no salirnos de redil por temas de LDPDP) son TEAMS de microsoft y SAKAI (el LMS oficial de la UPV). Y con ellas yo no podré abordar, On-line, más de un 30%-40% de los objetivos de aprendizaje de mi asignatura.

Yo necesitaría que los participantes de una reunión decidieran qué quieren mostrar y qué quieren ver. No se trata de evaluación o de controlar (eso no me preocupa) sino de favorecer el trabajo colaborativo interactivo entre personas y, de paso, mi trabajo para dar feedback/feedforward formativo a los aprendizajes de los alumnos (que no es más que una forma particular de interacción colaborativa profesor-estudiante).

Para ello necesito poder ver pantalla y/o caras de los participantes cuando están en una reunión. Solo así puedo emular una reunión presencial y su riqueza. Y cada participante tiene que poder decidir qué comparte  (la captura de una cámara, una ventana, o el escritorio completo) y los demás decidir qué ven de lo compartido por los demás. En el fondo es como considerar que cada participante emite «dos» videos (su cámara y una ventana o pantalla) y los demás pueden convertir su pantalla en un panel donde colgar qué quieren ver en cada momento (todas las caras, todas las pantallas, algunas caras y algunas pantallas, solo una cara o solo una pantalla….) y lo decide cada persona -no un algoritmo de la aplicación-, como sucedería en una reunión donde tu eliges donde mirar.

Creo que ZOOM tiene algo parecido, pero no creo que llegue al nivel que necesito (https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/115000424286-Sharing-Multiple-Screens-Simultaneously). En cualquier caso, es irrelevante, porque tengo prohibido por «ley» usar Zoom con mis estudiantes.

Análisis preliminar de las estructuras organizativas que facilitan la mejora continua

 

A través de nuestra investigación previa (ver referencias al final) hemos identificado 4 estructuras habituales en las empresas para fomentar la mejora continua:

  • Sistemas de sugerencias individuales (SB Suggestion Box)
  • Grupos permanentes de sugerencias (PST Permanent Suggestion Teams)
  • Grupos de mejora de corta duración (Ad-hoc temporary teams like kaizen events)
  • Grupos semi-autónomos (SDWT Self Directed Work Teams)

Hemos recogido datos de 856 operarios-as de empresas españolas o sud-americanas en el periodo 2009-2014. En el 78% de los casos existía alguna de las cuatro estructuras, pero solo el 65% las personas había participado activamente en alguna de ellas en los ultimos 12 meses.

Analizando la presencia y participación en cada una de las estructuras podemos comprobar que salvo en los grupos semi-autónomos, la implicación efectiva es bastante baja (la estructura está activa en la empresa, pero las personas no quieren -cuando es voluntaria- o no pueden participar -cuando es por invitación de los mandos el poder involucrarse en la estructura).

Nuestra intención es continuar con la investigación ampliando la muestra en el periodo 2014-2020 para analizar en cada uno de estos tipos de estructuras:

  • ¿Quienes y cuántos forman esos grupos?
  • ¿Qué actividades o responsabilidades realizan las personas de estos grupos?
  • ¿Qué resultados se obtienen en número de sugerencias implantadas?
  • ¿Qué formación reciben sus componentes?
  • ¿Cómo se recompensa la participación?
  • ¿Qué percepción tienen las personas de estos grupos? (cuando participan y cuando no participan en ellos)

Para saber más:

  • Juarez Tarraga, A., Marin-Garcia, J. A., & Santandreu-Mascarell, C. (2016). High involvement work programs (HIWP) measurement model validation and its capacity to predict perceived performance. Intangible Capital, 12(5), 1308-1400. doi:http://dx.doi.org/10.3926/ic.837
  • Juárez Tarrega, A., Marin-Garcia, J., & Santandreu-Mascarell, C. (2019). What are the main concerns of human resource managers in organizations? . Intangible Capital, In press.
  • Marin-Garcia, J. A., Juarez-Tarraga, A., & Santandreu-Mascarell, C. (2018). Kaizen philosophy: The keys of the permanent suggestion systems analyzed from the workers’ perspective. The TQM Journal, 30(4), 296-320. doi:https://doi.org/10.1108/TQM-12-2017-0176

#EvidenceBased #HRM #OperationsManagement #ContinuousImprovement

Mis aplicaciones favoritas. Paneles para interacción en grupo y KPIs individuales

Ayer descubrí tres aplicaciones «nuevas» para mi. En el fondo están relacionadas pues se pueden usar para gestionar tareas, aunque tienen dos enfoques totalmente distintos.

La primera de ella es PADLET (https://es.padlet.com/). Realmente es un «muro» que puedes compartir con un conjunto de personas para que interactúen sobre en el formato «post-it» (diferente de la cronología lineal de muros tipo facebook, instagram o twitter). Mi opinión es que no es diferente de Trello (https://trello.com/) o de Lino (http://en.linoit.com/) y, personalmente, lo veo mucho más limitado. Creo que trello es más potente y está mejor trabajado como herramienta para gestión de tareas en grupo y Lino es mucho más «visual» e interactivo. Realmente lino trabaja con toda la pantalla como si fuese un «corcho» donde pegar las cosas donde quieras (cualquiera del grupo puede mover las etiquetas a cualquier lugar). De momento Lino sigue siendo la herramienta más parecida a un post-it virtual que conozco. Trello (y Padlet) tienen otras funcionalidades (que las hacen muy interesantes) pero parecen restringidas a trabajar por columnas. Puedes desplazar las notas dentro de la columna,c rear columnas o mover notas a otras columnas, pero no tienes libertad de desplazamiento dos dimensiones como en Lino.

El segundo enfoque es el de GoalMeter (https://play.google.com/store/apps/details?id=com.goalmeterapp.www&hl=es) y HabitBull (http://www.habitbull.com/). Estas aplicaciones solo están disponibles en Android/IOs, no se pueden trabajar desde web. Ambas son una especie de panel de control (dashboard) de resultados (KPIs) individuales para evitar la procastinación. De alguna forma se relacionan con «Getting Things Done» y articulan las metas sobre tareas y agendas. Pero su enfoque principal es en el seguimiento de metas y el efecto motivador que puede producir el ver que las consigues o el «pique» personal por intentar lograr tus metas. Ambas tienen un entorno virtual atractivo (mucho más para GoalMeter) y recompensas gamificadas para mantener la motivación en el logro de las metas.

La base científica de ambos es el uso de KPIs e información visual de la evolución de los mismos («dashboards») como potenciadores de la motivación para mejorar la eficacia y la eficiencia. No he realizado una revisión sistemática que me permita valorar la evidencia de que existe una relación causa-efecto entre estas herramientas y un mayor logro de resultados individuales o del grupo. Sin embargo, lo que puedo apuntar es que parece que hay material escrito como para plantearse ese reto:

 

Entradas relacionadas:

Mis aplicaciones favoritas. Trackers y gestores de tareas

Proyecto europeo INCODE Innovation Competencies Development

Una vez finalizado el proyecto pasamos a la fase de explotación en nuestras asignaturas de lo materiales producidos y difusión en la comunidad universitaria.

En la parte final del proyecto hemos producido varias publicaciones relacionadas con la evaluación de competencias de innovación (individuales, interpersonales y de trabajo en red) en estudiantes universitarios.

  1. Watts et. al., The Innovation Competencies Barometer and User Guide (ICB-Barometer.pdf)
  2. INCODE Rater Training Manual 2013 (Manual_Rater_Training_INCODE.pdf)
  3. Räsänen & Kylönen (eds) Research Hatchery as a cradle for new innovators. handbook for implementation. http://julkaisut.turkuamk.fi/isbn9789522164223.pdf
  4. Anttoni Lehto & Taru Penttilä (eds.). PEDAGOGICAL VIEWS ON INNOVATION COMPETENCES AND ENTREPRENEURSHIP Innovation pedagogy and other approaches (http://julkaisut.turkuamk.fi/isbn9789522164087.pdf)

Página web del proyecto: http://www.incode-eu.eu/en/

Lista de otras publicaciones originadas por el proyecto: http://incode-eu.eu/en/publications/