Cosas que me llaman la atención de la mal llamada administración electrónica (porque es «sin papeles» pero no es administración)

Hoy me ha tocado firmar algunos documentos y me llama la atención un detalle curioso.

El formulario obliga (o al menos incita) a poner lugar y fecha de la firma. Pero al final estoy obligado a usar firma electrónica, de modo que,  las fechas no van a cuadrar (porque el formulario lo rellenó otra persona que me lo manda por correo y yo, cuando puedo, lo reviso y lo firmo).

Si voy a firmar electrónicamente no tiene sentido poner la fecha «a mano» porque ya saldrá en la firma.

Si la fecha no es relevante, ¿para qué piden que perdamos el tiempo poniéndola?. Si es relevante y no nos dejan firmar «a mano» (porque no nos admiten ya esa forma de firmar), ¿para que nos piden que perdamos el tiempo poniendo la fecha si ya va a incrustarse de serie con la firma electrónica?.

Por otra parte, te piden que pongas el  lugar donde estás firmando el documento. No entiendo la necesidad de indicar si estoy firmando en Valencia, en Madrid, en un AVE entre las dos ciudades o en un pueblecito costero. Supongo que es relevante cuando firmas contratos por temas de jurisdicción ante reclamaciones… Pero para un documento interno de la universidad ¿realmente sirve para algo o es solo que alguien, algún día, lo puso y no saben ni para qué lo pusieron?

Igual pensáis que estos dos detalles son de tan poca importancia que para qué me molesto en escribir una entrada en mi blog, si el tiempo que gasto al año poniendo esos dos datos inutiles es mucho menor que el que tardo en escribir esta entrada.

La explicación tiene que ver con la mejora continua:

  1. Con cierta frecuencia alguna persona decide que la incongruencia de fechas es un error de forma y paraliza el proceso de trámite hasta que se subsane. Eso implica escribir un correo al que ha firmado, que tiene que escribir otro correo al que ha redactado el documento (que es el que tiene el original editable), que se lo devuelve al que firma, que firma y se lo remite a la persona que ha paralizado el proceso. Todo esto significa bastantes minutos de trabajo, muchas horas (a veces días de retraso) y, a veces, hasta que se llegue tarde a un trámite y se pierda algo (por ejemplo 20.000 euros porque no puedes facturar a tiempo a un cliente y el fondo con el que iba a pagarte ha caducado).  Lo curioso (y sangrante) es que muy probablemente  no haya ninguna ley o norma que diga que deja de ser válido un docuemnto por un conflicto de fechas (la fecha de firma digital manda)
  2. Si he detectado dos campos a rellenar que son absurdos, inútiles e innecesarios. Y el documento tiene como 40 campos a rellenar… ¿cuantos de esos 40 campos son igual de inútiles o innecesarios?

 

Gracias a un compañero, confirmo que esto era relevante. Tanto que han tenido que emitir una instrucción interna, en el BOUPV de principios de noviembre.. que no está reflejado aún en los documentos que transitan o te puedes descargar a finales de noviembre (¿apostamos que dentro de una par de años siguen circulando documentos de la UPV que piden que introduzcas lugar y fecha?). Por cierto, sigo pensando para qué es preciso poner el lugar… y si es preciso, ¿porqué no lo incorpora la firma electrónica? (seguramente porque no sirve para nada y por eso no se preocuparon por incorporarlo)

Cosas que descubre un «no maquetador» cuando manda trabajos a encuadernar

Dos cositas de formato que pueden subirte el cortisol si vas con el tiempo justo (puede retrasarte uno o dos dias con la imprenta mientras les preparas la versión modificada)

Yo acabe de preparar el documento en mi procesador de texto, lo pasé a PDF para que se quedara en un formato fijo (sin sorpresas al imprimir) y no se movieran los numeros de página u otros detalles con el tipo de letra. Revisé el PDF en mi pantalla y me sentí muy satisfecho (de hecho, sorprendido de «haberlo clavado» a la primera). En mi tesis y en las dos oposiciones anteriores el proceso de imprimir fue un martirio (un montón de sorpresas, como numeros de tablas con !error referencia missing y paginaciones alteradas).

Pero no lo dejé perfecto a la primera. Esto es lo que me contestó la imprenta 17 horas despues:

  1. El documento enviado tiene toda la paginación a la derecha, lo correcto es izquierda y derecha o toda en el centro, para que no quede pegada al lomo
  2. Los capítulos están todos seguidos, no hay páginas en blanco que separen los capítulos principales y que permitan que estos empiecen en la parte derecha del libro (los capítulos principales deben estar en página impar del PDF)

El segundo comentario era óbvio y lo entendí. El primero, he de reconocer que me dejó descolocado. Al principio creí que se refería a que el margen de todas las páginas era simétricos y al encuadernar se comomería una parte del margen de la izquierda para las paginas impares y de la derecha para las pares. Lo que dejaría un aspecto poco limpio.

Consulté y me dijeron que era la configuración en word del pie de página (numeración) «lo mejor es que lo pongas en el centro si no encuentras la opción izquierda y derecha».

Total que al final he modificado las tres cosas (porque lo de los márgenes también creo que ayuda a mejor presentación).

Lo de añadir una página en blanco para que la página princial sea siempre IMPAR es trivial.

Las otras dos cosas son sencillas, pero como nunca las había hecho antes, han implicado que gastara una media hora surfeando por la red.

Os comento cómo lo he resuelto.

Para los márgenes, menu «disposición», «Márgenes» y en lugar del «normal» que uso por defecto, elegir la versión «reflejado» que es el adecuado para impresión a doble cara y encuardenado. Yo he dejado los parámetros de serie, no me he calentado mucho la cabeza.

Para la numeracion diferente entre páginas pares e impares.

abres el encabezado y pie de pagina. O haciendo doble click en la zona del encabezado en la vista de impresion o en menu  «Insertar» y eliges la opción encabezado

En Opciones debemos activar la casilla Páginas pares e impares diferentes.

Comprueba que el cursor está en la primera página impar del documento y en las herramientas de Encabezado y pie de página, inserta Número de página, con el formato que te interese. si es una pagina ipar, lo pones a la izquierda.

Regresa al documento, pon el cursor en la primera página par, si has salido del encabezado,  en la pestaña Insertar seleciona Número de página, y coloca el número de página a la izquierda

Comprueba que te ha quedado como querías.