Si eres usuario de TEAMS (office 365) igual te interesa sacarle partido y usarlo bien ;-)

Pertenezco a una organización que tiene contrato corporativo de Office 365. Una de las aplicaciones incluidas en la suscripción es Ms TEAMS. Muchas personas de mi organización no habían necesitado usarla antes de la pandemia COVI19. Pero el teletrabajo y la teledocencia forzada obligo a que se convirtiera en una de las aplicaciones más usadas durante los ultimos 18 meses. Pero la frecuencia en el uso no significa que se use bien, ni eficientemente. Al menos en mi caso he visto crecer una maraña de «TEAMS» cuando hubiera sido mucho más sencillo, práctico  y eficiente organizar canales (publicos o privados) dentro de un «TEAM» en lugar de optar por un crecimiento asilvestrado e interminable. Doy por perdida esa batalla y ya asumo que cuando alguien quiera hacerme una videollamada, creará un TEAMS en lugar de simplemente hacerme una llamada en el chat, o que tendré decenas de «teams» donde las personas participantes son básicamente las mismas, o que convivirán los mensajes del chat de TEAMS con los de Whatsaps y mails, todos mezclados en un caos irrecuperable. En el fondo, yo creo que ni sabemos, ni nos creemos de verdad lo que implica «trabajar en equipo», que tiene muchas capas, pero una de ellas es la de crear unos canales y procedimientos de comunicación consensuados y eficientes.

He pensado en preparar un ¿decálogo? de buenas prácticas si vas a trabajar en equipo con TEAMS. Como no tengo el tiempo de hacerlo todo de golpe, voy a ir editando este post con las cosas más urgentes (o sangrantes) que se me ocurran.

1. Las versiones no se limitan solo al control de cambios

Para mi una de las grandes ventajas de espacios de trabajo como TEAMS (github, alfresco o cualquier otro repositorio) es que permiten un versionado de documentos. Esto permite acabar de una vez por todas con los insufribles cadenas Documento.v1; Documento v1b; Documentov2; DocumentoV2resvisdoxRTF……

Si editas en linea, mantiene versionados de lo que guardas en cada sesión de trabajo. Si trabajas localmente, solo tienes que tener la precaución de no cambiarle el nombre al documento y te genera un versionado automático cuando lo subes (no machaca lo que ya hay, crea una nueva versión, indicando fecha y persona responsable de la versión).

Ejemplo, estos tres documentos son redundantes:

podrían ser solo UN documento con TRES versiones.

Algo de información adicional sobre esta función:

2. Editar un archivo compartido en la nube para editarlo simultáneamente con otras personas no es descargartelo en local

TEAMS ofrece tres formas de abrir un documento en la nube (es decir, que la edición concurrente es posible y se gestiona relativamente bien las aportaciones simultáneas de mas de una persona editando el documento- siempre que no estén en la misma linea, o mismo párrafo-):

  • Dentro de TEAMS (la mas limitada en opcioneS)
  • En la app de escritorio (todo el potencial de la aplicación de escritorio pero el documento compartido)
  • En navegador web (algunas funciones de escritorio no están disponible)

Abierto en TEAMS:

En la aplicación de escritorio:

En navegador:

Si lo que haces es descargarlo en local y editar una copia en TU ORDENADOR, dejas de sincronizar con todas las personas que hayan hecho cambios entre tu descarga y que decidas volver a subirlo a TEAMS (si es que te acuerdas de hacerlo) y eso crea conflictos de versiones que luego consumen un tiempo enorme para conciliarlas.

Postdata: obvamente, si eres la unica persona que va a «meter las zarpas» en el documento, puedes descargarlo localmente y cuando acabes subirlo al TEAMS, eso no generará ningun conflicto de edición… pero como haya al menos una persona editando al mismo tiempo que tu, ya es otra cosa.

Postdata: si abres un documento en la nube (cualquiera de las tres modalidades) es importante que no os dejéis sesiones abiertas cuando salgáis corriendo a hacer otras cosas (que se quede el documento «abierto» aunque no cambies nada… eso bloquea el documento para subidas de versiones creadas offline (y nadie puede «expulsaros» de la sesión, podéiss quedados semanas bloqueando el documento si no apagáis el ordenador)

Mis objetivos aspiracionales para los próximos 4 años

Llevo un mes en el cargo de Director de Area de Transformación Digital en la UPV. Una de mis metas es cerrar el mes de julio teniendo claras las lineas de trabajo que van a ser prioritarias para mi en los próximos 4 años.

Me he basado en una enfoque de OKR, aprovechando que me metí en esta dinámica hace poco más de un mes (mas información aquí). Aunque he involucrado de manera informal a gente del equipo en la definición y escritura de estos objetivos, me gustaría abrir una ventana de «exposición publica» para poder ir recogiendo opiniones y acabar de perfilar las principales lineas de trabajo de mi contribución en este puesto.

A partir de ahí, me planteare «objetivos asignados» cada trimestre y «resultados clave» para su trazabilidad. Ya tengo un piloto para el periodo junio-julio (pero desarrollado sin consulta con mi equipo, de modo que solo es un banco de pruebas)

Misión, visión y valores personales

Hace unas semanas propuse un ejercicio a mis alumnos de Grado en la titulación de Ingeniero de Organización Industrial.

Se trataba de que redactaran su misión, visión y valores personales como profesional de GIOI (a qué se quieren dedicar y cómo quieren ser dentro de 3-4 años).

Yo he hecho también este ejercicio y esta es mi propuesta:

Misión

Ayudar a cambiar el modo en que se perciben las Prácticas de Alta Implicación (HIWP) y las Practicas de Alto Rendimiento para Gestión de Operaciones (HPOMP) en las empresas. Fomentar el despliegue de esas prácticas en la base de la empresa, en aquellos contextos donde es adecuado hacerlo. Identificar modos de implantación y justificar científicamente los resultados obtenidos en dichos contextos. Uno de esos contextos será la docencia universitaria, donde la gestión participativa del aula se puede equiparar a las metodologías activas.

Visión

Realmente tendría que tener, como mínimo, tres visiones: una para investigación, otra para docencia (formar profesionales y formar investigadores) y otra para gestión.  Pues no consigo integrar las tres funciones en una sola visión.

De momento,  me centraré en mi visión relacionada con mi función como investigador.

Dentro de 5 años me veo como Catedrático de Universidad, escribiendo publicaciones científicas en revistas de impacto sobre el tema de HIWP, HPOMP en PYMEs. También publicaré en revistas científicas sobre metodologías activas en docencia de gestión de empresas y dirección de operaciones. Estas publicaciones serán fruto de diversos proyectos de investigación o investigación/acción para los que deberé conseguir fondos y colaboradores (creando una red de colegas científicos y directores de operaciones de empresas).

Dentro de 7-10 años me veo dando conferencias y escribiendo libros de divulgación científica para transmitir ideas, experiencias y anécdotas que ayuden a la sociedad a comprender los hallazgos realizados en investigación previa.

Valores

Constancia y resiliencia: firmeza y perseverancia del ánimo en las resoluciones y en los propósitos y capacidad para asumir y sobreponerme a períodos de desengaños, fracasos y situaciones límite. «lo logramos, porque no sabíamos que era imposible».

Trabajo en equipo:

Apertura y flexibilidad: polifacético, plural, transversal, múltiples métodos, múltiples fuentes.

Creatividad:  tener capacidad de cuestionarlo todo, incluso las prácticas tradicionales.

Humildad:

  • la verdad nunca está en posesión de un sólo punto de vista. «Tu verdad no; la verdad / y ven conmigo a buscarla. /La tuya, guárdatela.» -Antonio Machado
  • Soy un funcionario público y mi sueldo lo paga un albañil, un jornalero del campo, un operario de una cadena de montaje… con su contribución a los impuestos.

 

Cosas relacionadas con dar de alta cursos en el CFP

La tarea de dar de alta cursos en el CFP es algo que repito de manera esporádica y casi siempre se me olvida cómo lo hago.

Por eso he decidido ponerme aquí unas notas que me ayuden a recordar y evitar los errores más frecuentes que cometo.

El PROMOTOR del curso siempre es el departamento, en mi caso el DOE.

Si solo hay una persona organizando, se introduce con el rol de Director (no hace falta duplicarlo o triplicarlos como coordinador o secretario). El director siempre es una PERSONA, no un cargo (se meten los datos de  nombre y apellido y no el cargo que desempeña).

Las encuestas siempre se pasan en persona, nunca por web (salvo que por algún motivo, no se haya podido recoger los datos en el aula).

Si hay precios diferenciados y  el CFP no está seguro de quien es de cada grupo, se pone el curso como PREINSCRIPCION (para que un responsable del curso haga la selección y marqué qué tasa tiene cada uno). Por defecto el curso se abre SIN preinscripción. Si se quiere está opción hay que advertirlo al CFP. Si se quiere que la preinscripción la gestione el CFP, aun con tasas diferenciadas, se les puede pedir que acepten lo que digan los alumnos cuando se inscriben (hay que decírselo explícitamente).

Solo es necesario que firmen los profesores que IMPARTEN mas de 5 horas en el curso.

Las JORNADAS del DOE se asignan a un centro de coste del DOE (cuyo responsable es el DIRECTOR DEL DOE), las claves específicas las puedo copiar de años anteriores. Puedo pedir que no abran centros de costes diferentes sino que todas las jornadas compartan el mismo centro de coste.

Si va a haber preinscripción (recomendable si el curso tiene tirón de demanda), se debe indicar y es recomendable explicitar las fechas de cierre de selección y el proceso de selección (si es por orden de inscripción o si se usarán otro criterios).

Las horas On-line se computan como un tercio de las horas presenciales.