How to: limesurvey reenviar resultados de encuesta

Limesurvey (https://www.limesurvey.org/es/) es una fantástica plataforma para encuestas o diagnóstico. Dispone de una cantidad enorme de posibilidades y opciones. Es una de mis aplicaciones favoritas desde hace más de 10 años y la uso con frecuencia.

Uno de los problemas recurrentes a los que me he enfrentado, no tienen que ver con la plataforma, sino con el modo que los gestores de correos procesan los correos automáticos. Una de las funcionalidades que mas uso es que al acabar un cuestionario o un diagnóstico, la plataforma manda un informe detallado con una información generada a partir de los datos introducidos en el diagnóstico. Es cierto que me gustaría poder hacerlo más visual e incorporar gráficos para que no fuesen solo tablas. Pero ése no es el problema que me preocupa. El problema es que el correo lo envía un servidor y muchos gestores de correos (en especial Gmail los ultimos meses), deciden que ese correo es SPAM y las personas participantes se pierden la información.

Cuando me escriben solicitándome el informe tengo que perder mucho tiempo para generarlo de manera manual (descargando datos, procesándolos, montando el correo y enviándolo). Además tengo que hacer múltiples comprobaciones para asegurarme de que no estoy mandando la información de otra personas.

Eso en el caso de que la encuesta no sea anónima y pueda identificar a la persona participante.

Pero hoy se me ha ocurrido una forma de resolverlo y ha funcionado (al menos para lo que yo necesito). El proceso requiere de varios pasos y, como no es algo que haga todos los días, es posible que se me olvide. De modo que voy a escribir esta entrada para poder usarla como «chuleta» en el futuro.

Objetivo: que limesurvey vuelva a enviar «al participante» el correo que manda cuando se acaba un cuestionario. Obviamente la persona receptora debe estar al tanto y haber rebajado el nivel de filtro spam o revisar también esta carpeta y no solo la carpeta de entrada de su buzón de correo electrónico.

El procedimiento implica editar dos tablas: la de tokens (participantes) y la de encuestas. Si solo retocas una el resultado no es el deseado.

Primer paso: (este tiene que ser el primer paso, si no se hace, se crearía una respuesta nueva desde cero para el token, que no es lo que queremos)

En la TABLA de respuestas edito la respuesta y la marco como NO COMPLETADA

Segundo Paso:

En la tabla de TOKENS (participantes) edito el TOKEN para indicar que la encuesta está INCOMPLETA

y, ADEMAS, que le queda 1 use left (si no hago esto, me dirá que el usuario ya ha completado todos los intentos disponibles y no conseguiría nada)

Ahora ya puedo lanzar la encuesta con este token

y, como ya había completado todas las pantallas, me sale la pantalla final que me confirma que ha mandado el correo:

Es cierto que todo este proceso me puede «robar» entre 3 y 5 minutos, pero es infinitamente menos tiempo que el procedimiento manual y, sobre todo, no puedo cometer errores.