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Si eres usuario de TEAMS (office 365) igual te interesa sacarle partido y usarlo bien ;-)

Pertenezco a una organización que tiene contrato corporativo de Office 365. Una de las aplicaciones incluidas en la suscripción es Ms TEAMS. Muchas personas de mi organización no habían necesitado usarla antes de la pandemia COVI19. Pero el teletrabajo y la teledocencia forzada obligo a que se convirtiera en una de las aplicaciones más usadas durante los ultimos 18 meses. Pero la frecuencia en el uso no significa que se use bien, ni eficientemente. Al menos en mi caso he visto crecer una maraña de «TEAMS» cuando hubiera sido mucho más sencillo, práctico  y eficiente organizar canales (publicos o privados) dentro de un «TEAM» en lugar de optar por un crecimiento asilvestrado e interminable. Doy por perdida esa batalla y ya asumo que cuando alguien quiera hacerme una videollamada, creará un TEAMS en lugar de simplemente hacerme una llamada en el chat, o que tendré decenas de «teams» donde las personas participantes son básicamente las mismas, o que convivirán los mensajes del chat de TEAMS con los de Whatsaps y mails, todos mezclados en un caos irrecuperable. En el fondo, yo creo que ni sabemos, ni nos creemos de verdad lo que implica «trabajar en equipo», que tiene muchas capas, pero una de ellas es la de crear unos canales y procedimientos de comunicación consensuados y eficientes.

He pensado en preparar un ¿decálogo? de buenas prácticas si vas a trabajar en equipo con TEAMS. Como no tengo el tiempo de hacerlo todo de golpe, voy a ir editando este post con las cosas más urgentes (o sangrantes) que se me ocurran.

1. Las versiones no se limitan solo al control de cambios

Para mi una de las grandes ventajas de espacios de trabajo como TEAMS (github, alfresco o cualquier otro repositorio) es que permiten un versionado de documentos. Esto permite acabar de una vez por todas con los insufribles cadenas Documento.v1; Documento v1b; Documentov2; DocumentoV2resvisdoxRTF……

Si editas en linea, mantiene versionados de lo que guardas en cada sesión de trabajo. Si trabajas localmente, solo tienes que tener la precaución de no cambiarle el nombre al documento y te genera un versionado automático cuando lo subes (no machaca lo que ya hay, crea una nueva versión, indicando fecha y persona responsable de la versión).

Ejemplo, estos tres documentos son redundantes:

podrían ser solo UN documento con TRES versiones.

Algo de información adicional sobre esta función:

2. Editar un archivo compartido en la nube para editarlo simultáneamente con otras personas no es descargartelo en local

TEAMS ofrece tres formas de abrir un documento en la nube (es decir, que la edición concurrente es posible y se gestiona relativamente bien las aportaciones simultáneas de mas de una persona editando el documento- siempre que no estén en la misma linea, o mismo párrafo-):

  • Dentro de TEAMS (la mas limitada en opcioneS)
  • En la app de escritorio (todo el potencial de la aplicación de escritorio pero el documento compartido)
  • En navegador web (algunas funciones de escritorio no están disponible)

Abierto en TEAMS:

En la aplicación de escritorio:

En navegador:

Si lo que haces es descargarlo en local y editar una copia en TU ORDENADOR, dejas de sincronizar con todas las personas que hayan hecho cambios entre tu descarga y que decidas volver a subirlo a TEAMS (si es que te acuerdas de hacerlo) y eso crea conflictos de versiones que luego consumen un tiempo enorme para conciliarlas.

Postdata: obvamente, si eres la unica persona que va a «meter las zarpas» en el documento, puedes descargarlo localmente y cuando acabes subirlo al TEAMS, eso no generará ningun conflicto de edición… pero como haya al menos una persona editando al mismo tiempo que tu, ya es otra cosa.

Postdata: si abres un documento en la nube (cualquiera de las tres modalidades) es importante que no os dejéis sesiones abiertas cuando salgáis corriendo a hacer otras cosas (que se quede el documento «abierto» aunque no cambies nada… eso bloquea el documento para subidas de versiones creadas offline (y nadie puede «expulsaros» de la sesión, podéiss quedados semanas bloqueando el documento si no apagáis el ordenador)

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1 hora de trabajo por cada medio minuto de video animado

Esto es lo que me cuesta la producción de videos en formato animación de «dibujos animados». Para producir un vídeo como este (90 segundos):

He invertido 3 horas de trabajo neto (dedicado exclusivamente a esto).

Para que no haya dudas, este tiempo es lo que tardo solo en crear el video (no buscando información o escribiendo el documento de base, o pensando el objetivo docente o tipo de actividad a realizar). Es decir, es el tiempo para crear el recurso audiovisual solamente.

Antes de eso he tenido que dedicar semanas o meses para escribir un capitulo de libro, o redactar un caso, o preparar el guion de la dinámica. Si, una vez preparado el materia, decido darle el formato de video animado (en lugar de hacer un screen-cast, o un «polimedia», o subir un PD,F o hacer un PPT para explicarlo cara a cara) tengo que realizar, al menos tres pasos:

  1. Escribir un script del mensaje de voz
  2. Grabar el audio del mensaje de voz (con o sin música de fondo)
  3. Montar la animación de dibujos animados
  4. Montar el video completo juntando (sincronizando) audio, animación de dibujos, elementos de enlace intermedio o señaladores, incio y final.

Para estos 4 pasos, es para lo que necesito una hora de trabajo por cada 30 segundos de animación.

 

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¿Qué puedo compartir en un repositorio publico de mis investigaciones publicadas?

Sin duda, los servicios de biblioteca de tu universidad te pueden asesorar con todo detalle sobre este punto.

Pero si quieres una respuesta rápida, aprovecho que me han estado preguntando algunas personas conocidas y pego en público lo que les he contado en privado.

Como cada revista elige un sistema mas o menos restrictivo, y no siempre es fácil localizarlo en sus páginas web, creo que la opción más rápida de consulta es ir a que puedes consultar en https://v2.sherpa.ac.uk/romeo/

Desde el punto de vista práctico hay tres tipos de documentos (realmente hay más pero para simplificar, lo dejo en tres) sobre los que pueden ejercer copyright -independientemente de que los hayas maquetado tu 😉 –
a) Published version (versión editorial): el documento tal como se publica, maquetado con el formato, logos etc de la revista. por extensión también incluye galeradas previas o lo que se publica definitivo
b) Accepted version: un documento (tanto si el aspecto formal es una plantilla de la revista como si no hay logos ni maquetación tipo lo que saldrá publicado) que ha pasado el proceso de revisión y hay sido «mejorado» gracias al «trabajo» de la revista.
c) Submitted version: lo que tu mandas a la revista en el primer envío y que es de los autores-as, sin ninguna aportación de nadie más (ojo, quitando la plantilla con logos y estilo de la revista. Es decir, copiado el texto a un fichero que no te haya dado la revista).

La «submitted version» es siempre distribuible, ninguna revista puede exigirte nada de esto (no tienen el Copyright cedido de eso jamás). Ojo, que muchas veces hacemos de maquetadores y lo que mandamos en primera instancia es sobre una plantilla de la revista… si es así pasa a ser un híbrido que se regiría por los permisos de «accepted version».

La mayoría de revisas te dejan difundir en open el «accepted version» -sin logos ni nada de eso-  pero tras un periodo de embargo (que depende de cada revista).
Resumiendo, para cumplir con financiación de EU, si no quieres calentarte la cabeza  comparte b) (pero sin logos ni maquetacion parecida a la revista). Siempre que sea en un repositorio no comercial no creo que nadie vaya a comprobar si era la de primer envio o la que modificaste tras revisiones ni te vayan a penaliza por eso. Si quieres ser muy purista, comparte c) (si eres capaz de localizar ese fichero tras las 4 o 5 versiones modificadas que habrás tenido que hacer..). En el fondo yo opto siempre por b) porque me parece un absurdo total todo este proceso: si lo has mandado a una revista te lo han rechazado tras revisión y has vuelto a escribirlo y lo has mandado a otra ¿que deberías poder subir en abierto? ¿la primera primerísima versión, que seguramente era inadecuada? ¿la que has mandado a la segunda revista gracias al trabajo de la primera -que no se como una rosca de atribuciones-? En fin, que yo solo acepto que la revista está reteniendo derechos por su imagen de marca (published version). Todo lo demás es trabajo científico hecho por personas que dedican su tiempo para hacer crecer la ciencia. Punto.

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Mis criterios para elegir una aplicación de dibujo

Hay dos cosas en mi trabajo para las que necesito unas aplicaciones de dibujo con ciertas prestaciones (algo más que un powerpoint o un visio, que van bien para diagramas, pero no son muy eficientes para otros tipos de representaciones).

Una de ellas son los «cartoon abstract» con los que pretendo difundir mis trabajos de investigación, en linea con mi propuesta de difusión de ciencia en 5 fases (https://doi.org/10.4995/wpom.11755).

La otra es para mis recursos docentes (a veces los que uso en mis sesiones «cara a cara» y otras para los videos didácticos que grabo)

Las principales funciones que necesito son (no están en orden de importancia):

  1. Capas
  2. Canvas infinito (y que la exportación de este canvas a PSD o PDF deje un documento «legible»)
  3. Exportación como PNG (para tener fondo transparente que puedo reutilizar en ppt u otros contextos), PSD (para poder editar las capas con otro software como GIMP u otros de dibujo) y PDF para difusión del trabajo
  4. Aplicación android (para poder trabajar desde mi tableta) y Windows10 (para poder continuar mi trabajo desde el ordenador de escritorio)
  5. Precio asequible y como un unico pago (no quiero software de suscripción porque nunca sé si tendré fondos para renovar el periodo siguiente y, además, los procesos administrativos en mi universidad son un infierno y al final tengo que acabar pagando de mi bolsillo las aplicaciones que uso para mi trabajo. Quiero tener el dolor de cabeza solo una vez en la vida o por lo menos una vez cada 4-5 años, que es cuando compro una actualización). Asumo que me tocará pagar una licencia para android y otra para windows10 de modo que pagaré por duplicado.

Algunas de las aplicaciones que he tanteado. Todas ellas tienen capas:

  • Medibang: gratis pero con anuncios insufribles. solo exporta JPG (se pierden las capas al exportar). Pero está en andorid + windows y sincroniza a través de la nube. no es canvas infinito
  • Concepts: 15 euros en cada sistema (pinceles aparte, pero no necesito pinceles sofisticados). canvas infinito,. Android y windows. esporta PSD, PNG. PDF. No sicnroniza en la nube pero puedo usar sus ficheros en diferentes apps, sin perdida
  • Infinite painter. 5 euros. Solo android
  • SketchBook: gratuito. Android y Windows. exporta JPG,PNG, PSd

 

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Cómo pegar una imagen desde portapapeles en el nuevo editor de WordPress

usando el bloque de párrafos (no el de PÁRRAFO CLÁSICO). Es compatible con la transformación de múltiples bloques de párrafo, imagen, tabla, lista, cita, HTML personalizado y la mayoría de los demás bloques.

Si hago un párrafo clásico, no puedo pegar imagen de portapales pero tengo todos los menús gráficos para configurar

Pero si el bloque es PÁRRAFO , entonces si que puedo pegar la imagen desde el portapapeles, pero tengo muy pocas opciones de formateo en el menu

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How to: limesurvey reenviar resultados de encuesta

Limesurvey (https://www.limesurvey.org/es/) es una fantástica plataforma para encuestas o diagnóstico. Dispone de una cantidad enorme de posibilidades y opciones. Es una de mis aplicaciones favoritas desde hace más de 10 años y la uso con frecuencia.

Uno de los problemas recurrentes a los que me he enfrentado, no tienen que ver con la plataforma, sino con el modo que los gestores de correos procesan los correos automáticos. Una de las funcionalidades que mas uso es que al acabar un cuestionario o un diagnóstico, la plataforma manda un informe detallado con una información generada a partir de los datos introducidos en el diagnóstico. Es cierto que me gustaría poder hacerlo más visual e incorporar gráficos para que no fuesen solo tablas. Pero ése no es el problema que me preocupa. El problema es que el correo lo envía un servidor y muchos gestores de correos (en especial Gmail los ultimos meses), deciden que ese correo es SPAM y las personas participantes se pierden la información.

Cuando me escriben solicitándome el informe tengo que perder mucho tiempo para generarlo de manera manual (descargando datos, procesándolos, montando el correo y enviándolo). Además tengo que hacer múltiples comprobaciones para asegurarme de que no estoy mandando la información de otra personas.

Eso en el caso de que la encuesta no sea anónima y pueda identificar a la persona participante.

Pero hoy se me ha ocurrido una forma de resolverlo y ha funcionado (al menos para lo que yo necesito). El proceso requiere de varios pasos y, como no es algo que haga todos los días, es posible que se me olvide. De modo que voy a escribir esta entrada para poder usarla como «chuleta» en el futuro.

Objetivo: que limesurvey vuelva a enviar «al participante» el correo que manda cuando se acaba un cuestionario. Obviamente la persona receptora debe estar al tanto y haber rebajado el nivel de filtro spam o revisar también esta carpeta y no solo la carpeta de entrada de su buzón de correo electrónico.

El procedimiento implica editar dos tablas: la de tokens (participantes) y la de encuestas. Si solo retocas una el resultado no es el deseado.

Primer paso: (este tiene que ser el primer paso, si no se hace, se crearía una respuesta nueva desde cero para el token, que no es lo que queremos)

En la TABLA de respuestas edito la respuesta y la marco como NO COMPLETADA

Segundo Paso:

En la tabla de TOKENS (participantes) edito el TOKEN para indicar que la encuesta está INCOMPLETA

y, ADEMAS, que le queda 1 use left (si no hago esto, me dirá que el usuario ya ha completado todos los intentos disponibles y no conseguiría nada)

Ahora ya puedo lanzar la encuesta con este token

y, como ya había completado todas las pantallas, me sale la pantalla final que me confirma que ha mandado el correo:

Es cierto que todo este proceso me puede «robar» entre 3 y 5 minutos, pero es infinitamente menos tiempo que el procedimiento manual y, sobre todo, no puedo cometer errores.

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Citas directas con mendeley tipo Fulanito (2008) dijo algo

Otro de los problemas habituales de mis alumnos de máster y doctorado es cuando se enfrentan a citas de este estilo:

Peres (2017) dijo tal cosa…

Según Hargreaves (2003) en unos momentos en que las reformas están reestructurando fuertemente el trabajo escolar, la cara personal y emocional del cambio educativo ocupa un lugar central en el ejercicio profesional.

Personalmente  yo prefiero no usar esta forma de citar y me gusta  que se elabore una idea resaltando los autores que te han servido para generar esa idea:

tal cosa (Peres ,2017).

En unos momentos en que las reformas están reestructurando fuertemente el trabajo escolar, la cara personal y emocional del cambio educativo ocupa un lugar central en el ejercicio profesional (Hargreaves, 2003).

Lo que NO se puede hacer es citar así:

(Peres, 2017) dijo tal cosa…

Según (Hargreaves, 2003) en unos momentos en que las reformas están reestructurando fuertemente el trabajo escolar, la cara personal y emocional del cambio educativo ocupa un lugar central en el ejercicio profesional.

Es decir, algunas citas directas está bien y pueden ser necesarias, pero tu trabajo no puede consistir sólo en un listado de párrafos tipo de fulanito (2016) dijo esto, menganito (1998) dijo esto otro…. en muchos momentos tu tendrás que resumir, integrar y tomar partido por una opción mostrando si había también opciones contrarias. Esto es lo fundamental en tu trabajo.

Si se quiere citar en formato Peres (2007), y se usa Mendeley como gestor de referencias, tras insertar la cita hay que editarla de este modo (si se usa otros software, como EndNote, por ejemplo, hay que hacer algo similar, pero obviamente con otros menus y otras opciones):

Seleciona la cita (se pondrá en gris) y usa el menu edit citation

y en la ventana que se abre, marcas Supress author

y luego te toca poner a manao el autor delante de la cita (ojos si son varios o et al)

Por eso no me gusta este tipo de cita, porque es innecesario y obliga a hacer apaños manuales. Lo que obliga a retocar cosas y no se sincronizan las referencias automáticamente…

PD: a mi me gusta usar las Normas de la American Psychological Association (APA)

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¿Cómo hacer citas a terceros en un documento académico?

Este es un ejemplo de una de las dudas más frecuentes que me plantean mis alumnos de máster y doctorado sobre cómo citar:

Si, por ejemplo Silvia Paul en su trabajo dice que Richards (2004) dijo tal cosa sobre extraversión, tengo que citar a Silvia o a Richards?

Os voy a comentar cómo me guste resolver estos asuntos a mi. Asumo que otras personas tengan otras preferencias, pero la mía es ésta:

En principio, casi todas las citas indirectas (citar a un autor que cita a otro) son innecesarias. Si un asunto es importante para tu trabajo, y un autor ha escrito sobre eso, lo que procede es leer a ese autor y citarlo (en este caso a Richards (2004)). El artículo de Paul nos ha servido para localizar por bola de nieve a Richards y, si no aporta nada más, puedes ignorarlo y centarte en el de Richards. Si Paul aporta otras cosas interesantes, ambas referencias serán citadas cuando corresponda (normalmente en sitios diferentes del texto).

La única excepción es si el articulo de Richards no fuera localizable fácilmente y tuvieras que citarlo a partir de otros. En ese caso la opción sería:

Tal cosa sobre extroversión (Richards, 2004, citado por Paul (200x))

Y en la lista de referencias deberían aparecer tanto la referencia  a Richards como la de Paul.

Si el asunto no es importante, mi sugerencia es que en lugar de usar una cita indirecta, simplemente ignora eso y céntrate en lo importante.

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