Etiqueta: Ofimática

Recomendaciones prácticas para sesiones académicas remotas síncronas

Ejemplo de una sesión completamente en remoto

(la he diseñado para que funcione en este contexto, si se cambia el contexto es probable que no sea tan eficaz ni tan eficiente).

Duración total de la clase: 4 horas 10 minutos

  • de 17.20 a 18.00 Tarea asíncrona individual (posibilidad de realizarla antes)
  • de 18.00 a 20.30 Reunión síncrona en grupo (por teams)
  • de 20.30 a 21.30 Tarea asíncrona individual (posibilidad de realizarla después)

Fase asíncrona individual previa a la reunion

  • Profesor disponible en reunión remota
  • Conexión voluntaria para consultas
  • Acceso flexible (entrar/salir según necesidad)

Fase síncrona en grupo

Si es necesario (porque estas instrucciones no las hayas seguido nunca porque ninguna asignatura o reunión te lo ha exigido) haz una prueba de todo lo necesario con tiempo suficiente para corregir problemas antes de la reunión.

  1. Cada estudiante se conecta en remoto con su usuario-as a la sesión desde un espacio individual (no estés junto a otras personas en clase, ni en la biblioteca o un sitio donde no podáis hablar con micrófono y/o auriculares). No compartes el dispositivo y la sesión con otra persona.
  2. Te conectas con tu cuenta de oficial de la universidad
  3. Comprueba que tu micro y cámara funcionan correctamente y tienes el software y hardware de tu equipo y conexión de red actualizado
    1. Si tu camara no funciona compra una (las baratas son suficientes para el nivel de audio-video que necesitas en nuestras reuniones)
    2. Puedes también pedir un préstamo de portátil a la biblioteca 
  4. Abre cámara de video tanto en la reunión global con el profesor como en las salas paralelas
  5. El pdf de las transparencias de la sesión sirve como guion de la reunión («orden del día») 

Fase asíncrona individual posterior a la reunion de grupo 

  • Tiempo reservado en clase
  • Flexible: realizar durante la sesión o posteriormente

RECOMENDACIONES PRÁCTICAS

No es obligatorio seguirlas todas, pero cuantas más recomendaciones puedas cumplir, mejor será tu experiencia durante la reunión. Esto es extrapolable a cualquier reunion remota en contextos de trabajo profesional.

  1. Para el espacio físico

    1. Busca un lugar tranquilo y bien iluminado
    2. Asegura buena ventilación en el espacio
    3. Evita espacios con eco o ruido de fondo
    4. Asegura una temperatura confortable para mantener la concentración
    5. Utiliza una silla cómoda con buen soporte para la espalda
    6. Mantén el escritorio ordenado y libre de distracciones visuales
    7. Ten un plan para minimizar interrupciones domésticas
  2. Preparación personal
    1. Ten agua o bebidas cerca para mantenerte hidratado
    2. Prepara material necesario antes de empezar (notas, documentos)
    3. Viste de manera adecuada (vas a compartir pantalla)
    4. Ve al baño antes de comenzar
    5. Conéctate 5 minutos antes para resolver problemas técnicos
  3. Entorno de aplicaciones
    1. Cuanto mayor sea tu pantalla (o usa dos pantallas), más flexibilidad para poder ver la información relevante que, como mínimo serán dos ventanas (donde ves las cámaras de las otras personas del grupo, donde ves la pantalla compartida del grupo). Pueden ser más si tienes que abrir documentos compartidos, lienzos para dibujo/post its o gestión visual de la reunión, etc). Las tabletas y móviles te dan una posibilidad de participación muy limitada.
    2. Cierra aplicaciones o ventanas innecesarias y desactiva notificaciones en ordenador y móvil para evitar distracciones. 
    3. Familiarízate con los controles básicos de la herramienta de reunion (por ejemplo, el compartir emociones)
    4. Ten preparados los documentos necesarios en el dispositivo
    5. Configura un fondo neutro o difuminado si quieres mantener la privacidad del espacio cuando conectes la cámara
  4. Ergonomía
    1. Mantén una distancia adecuada de la pantalla (aproximadamente un brazo)
    2. Ajusta la altura de la pantalla para evitar tensión en el cuello
    3. Asegura una buena postura corporal
    4. Ten espacio suficiente para tomar notas
    5. Prepárate para estar sentado durante dos horas
    6. Realiza un descanso visual antes de la sesión y aprovecha los descansos entre reuniones para descansar los ojos (no utilices ese tiempo para contestar correos, o mensajería o redes sociales). Si es necesario usa lágrima artificial para descansar los ojos
    7. Planifica descansos breves durante la sesión si es posible
  5. Funcionamiento de la reunion
    1. Ten la cámara encendida durante la reunión
    2. Usa el chat para dudas sin interrumpir
    3. Ten claro el sistema de entrega de las actividades o resultados de la reunión (actas, informe, tarea…)
    4. Ten a mano el acceso a los documentos necesarios para la reunión o los enlaces relevantes
    5. Prepara una libreta o documento digital para notas (si es digital, mejor que sea compartido con tu grupo, incluyendo a tu profesor). La cuenta Office365 de la UPV ya te da un espacio compartido con otros estudiantes y profesor en TEAMS y las aplicaciones OFFICE permiten colaboración en línea (si tu profesor te proporciona acceso a alguna otra plataforma, úsala porque así podéis estar todos conectados)
    6. Haz una copia de los documentos en local de vez en cuando por si falla la conexión

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Flexibilidad y work-life balance

Aunque este articulo tiene otro enfoque y realmente habla de flexibilidad en general, me ha dado por pensar que si no planificamos las tareas el trabajo remoto igual arregla la vida de quien trabaja remoto, pero estresa y empeora la vida de los que están a la espera (o con la incertidumbre) de cuando estarán las cosas hechas.

Esto no es solo por teletrabajo (no penséis que me opongo el trabajo remoto, todo lo contrario), me la juego a que esa incertidumbre existe en el mismo momento que un proceso pasa de las tareas que hace una unidad a las que hace otra unidad distinta.

Mi intuición es que planificamos poco o nada las tareas en mi contexto cercano y el argumento que soporta mi intuición es que muy, muy pocas personas usan “gestores de tareas” (una simple tabla o Trello, Planner, Asana o similares) y las veces que he intentado convencer a alguien que los use en tareas de equipo, la resistencia ha sido brutal (nunca he conseguido que se usen). De modo que sospecho que, a nivel individual, donde es menos evidente su necesidad, se usarán todavía menos.

Mi sesgo es que dudo que alguien planifique si no divide el trabajo en tareas y asigna fechas y responsables para las mismas. Es un sesgo grande, porque realmente esto es «Programar» tareas y no «Planificar» tareas. Pero yo intuyo (de nuevo es intuición) que cuando el articulo habla de Planificar, realmente se quiere referir a Programar tareas.

(una visión de gestores de tareas: Algunas indicaciones para elegir el gestor de tareas que necesita el equipo remoto | 16/21 | UPV – YouTube)

Spoiled for Choice? When Work Flexibility Improves or Impairs Work–Life Outcomes

Brandon W. Smit https://orcid.org/0000-0003-0586-2091 bsmit@bentley.edu, Scott L. Boyar, and Carl P. Maertz, Jr.View all authors and affiliations

OnlineFirst

https://doi.org/10.1177/01492063231215018

Abstract

Work flexibility, which reflects employee discretion over where and/or when they complete tasks, has become a pervasive practice designed to reduce stress and enhance work–life balance. Despite its popularity, relatively little is known about its potential drawbacks. Through extending conservation of resources theory using dual process models of decision-making, we develop and test a theoretical model that demonstrates how and for whom perceived flexibility can improve or impair work-life outcomes. Across two studies utilizing panel data collected in three waves, we demonstrate that planning is a key mediating mechanism that allows individuals to translate the discretion afforded by flexibility into enhanced work-life balance and reduced exhaustion. Furthermore, we find that planning among those with a low future temporal focus, who are not inclined to plan by default, was strongly influenced by environmental discontinuities (e.g., disruptions to routines). Specifically, while flexibility increased planning when individuals experienced discontinuities, flexibility reduced planning among individuals in stable and familiar circumstances, which ultimately impaired work-life outcomes. Our model offers a useful theoretical lens to understand how individuals manage, and occasionally mismanage, the expanded discretion offered by flexibility.

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How_to reutilizar texto en un documento word

Hay varias formas de definir un texto que puedas reutilizar automáticamente en otras secciones de un documento WORD.

Una de ellas es utilizar los controles de contenidos en modo diseño de la barra de programador para la introducción de la primera instancia de un dato a repetir.

Y luego usar Marcadores (para cambiar o etiquetar el nombre de un dato) -si el nombre que etiqueta por defecto el control de contenidos no es interactivo) e insertar/elementos rápidos/campo y el tipo de campo REF

PD: para identificar el marcador de los controles de contenidos, puedes ir a marcadores seleccionar uno y que te lleve (ir) para ver cuál es

Referencia (el video es un poco pesado y lento, en 3-4 minutos se podría haber ido al grano): https://www.youtube.com/watch?v=pjckdkC6bhw 

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Si eres usuario de TEAMS (office 365) igual te interesa sacarle partido y usarlo bien ;-)

Pertenezco a una organización que tiene contrato corporativo de Office 365. Una de las aplicaciones incluidas en la suscripción es Ms TEAMS. Muchas personas de mi organización no habían necesitado usarla antes de la pandemia COVI19. Pero el teletrabajo y la teledocencia forzada obligo a que se convirtiera en una de las aplicaciones más usadas durante los ultimos 18 meses. Pero la frecuencia en el uso no significa que se use bien, ni eficientemente. Al menos en mi caso he visto crecer una maraña de «TEAMS» cuando hubiera sido mucho más sencillo, práctico  y eficiente organizar canales (publicos o privados) dentro de un «TEAM» en lugar de optar por un crecimiento asilvestrado e interminable. Doy por perdida esa batalla y ya asumo que cuando alguien quiera hacerme una videollamada, creará un TEAMS en lugar de simplemente hacerme una llamada en el chat, o que tendré decenas de «teams» donde las personas participantes son básicamente las mismas, o que convivirán los mensajes del chat de TEAMS con los de Whatsaps y mails, todos mezclados en un caos irrecuperable. En el fondo, yo creo que ni sabemos, ni nos creemos de verdad lo que implica «trabajar en equipo», que tiene muchas capas, pero una de ellas es la de crear unos canales y procedimientos de comunicación consensuados y eficientes.

He pensado en preparar un ¿decálogo? de buenas prácticas si vas a trabajar en equipo con TEAMS. Como no tengo el tiempo de hacerlo todo de golpe, voy a ir editando este post con las cosas más urgentes (o sangrantes) que se me ocurran.

1. Las versiones no se limitan solo al control de cambios

Para mi una de las grandes ventajas de espacios de trabajo como TEAMS (github, alfresco o cualquier otro repositorio) es que permiten un versionado de documentos. Esto permite acabar de una vez por todas con los insufribles cadenas Documento.v1; Documento v1b; Documentov2; DocumentoV2resvisdoxRTF……

Si editas en linea, mantiene versionados de lo que guardas en cada sesión de trabajo. Si trabajas localmente, solo tienes que tener la precaución de no cambiarle el nombre al documento y te genera un versionado automático cuando lo subes (no machaca lo que ya hay, crea una nueva versión, indicando fecha y persona responsable de la versión).

Ejemplo, estos tres documentos son redundantes:

podrían ser solo UN documento con TRES versiones.

Algo de información adicional sobre esta función:

2. Editar un archivo compartido en la nube para editarlo simultáneamente con otras personas no es descargartelo en local

TEAMS ofrece tres formas de abrir un documento en la nube (es decir, que la edición concurrente es posible y se gestiona relativamente bien las aportaciones simultáneas de mas de una persona editando el documento- siempre que no estén en la misma linea, o mismo párrafo-):

  • Dentro de TEAMS (la mas limitada en opcioneS)
  • En la app de escritorio (todo el potencial de la aplicación de escritorio pero el documento compartido)
  • En navegador web (algunas funciones de escritorio no están disponible)

Abierto en TEAMS:

En la aplicación de escritorio:

En navegador:

Si lo que haces es descargarlo en local y editar una copia en TU ORDENADOR, dejas de sincronizar con todas las personas que hayan hecho cambios entre tu descarga y que decidas volver a subirlo a TEAMS (si es que te acuerdas de hacerlo) y eso crea conflictos de versiones que luego consumen un tiempo enorme para conciliarlas.

Postdata: obvamente, si eres la unica persona que va a «meter las zarpas» en el documento, puedes descargarlo localmente y cuando acabes subirlo al TEAMS, eso no generará ningun conflicto de edición… pero como haya al menos una persona editando al mismo tiempo que tu, ya es otra cosa.

Postdata: si abres un documento en la nube (cualquiera de las tres modalidades) es importante que no os dejéis sesiones abiertas cuando salgáis corriendo a hacer otras cosas (que se quede el documento «abierto» aunque no cambies nada… eso bloquea el documento para subidas de versiones creadas offline (y nadie puede «expulsaros» de la sesión, podéiss quedados semanas bloqueando el documento si no apagáis el ordenador)

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Por qué creo que estamos a años luz de que lo virtual sustituya a lo presencial

Con todo esta «movida» del confinamiento, pasar a on-line el trabajo (que no es tele-trabajo, ni docencia on-line sino un parche mal puesto para sobrevivir a un imprevisto) y todo lo que conlleva, hemos estado dando pasos hacia un entorno de trabajo/docencia virtualizado que para mi deja mucho (muchísimo) que desear.

Estoy pensando ya en mis clases de septiembre y soy consciente de que la tecnología actual no me permite (ni de lejos) hacer las cosas que puedo hacer en presencial. Soy de los que usa mucha tecnología en mi docencia, de modo que suelo «estar al día» y exprimir las opciones para sacar lo mejor de los dos mundos. Creo que ambos se complementan. Pero, al contrario que muchos, no creo que la tecnología actual pueda permitir una experiencia de aprendizaje en remoto que sustituya a la presencial. Si lo hacemos, perderemos mucho en el camino. Por supuesto, estoy pensando en mis asignaturas y los objetivos de aprendizaje que yo trabajo, que tienen mucho que ver con algunas competencias transversales. Que cada uno haga la reflexión con lo suyo. Pero en mi caso lo tengo claro.

Solo por poner un ejemplo. En mi contexto las «únicas» aplicaciones que podemos usar en docencia (con amenaza expresa de no salirnos de redil por temas de LDPDP) son TEAMS de microsoft y SAKAI (el LMS oficial de la UPV). Y con ellas yo no podré abordar, On-line, más de un 30%-40% de los objetivos de aprendizaje de mi asignatura.

Yo necesitaría que los participantes de una reunión decidieran qué quieren mostrar y qué quieren ver. No se trata de evaluación o de controlar (eso no me preocupa) sino de favorecer el trabajo colaborativo interactivo entre personas y, de paso, mi trabajo para dar feedback/feedforward formativo a los aprendizajes de los alumnos (que no es más que una forma particular de interacción colaborativa profesor-estudiante).

Para ello necesito poder ver pantalla y/o caras de los participantes cuando están en una reunión. Solo así puedo emular una reunión presencial y su riqueza. Y cada participante tiene que poder decidir qué comparte  (la captura de una cámara, una ventana, o el escritorio completo) y los demás decidir qué ven de lo compartido por los demás. En el fondo es como considerar que cada participante emite «dos» videos (su cámara y una ventana o pantalla) y los demás pueden convertir su pantalla en un panel donde colgar qué quieren ver en cada momento (todas las caras, todas las pantallas, algunas caras y algunas pantallas, solo una cara o solo una pantalla….) y lo decide cada persona -no un algoritmo de la aplicación-, como sucedería en una reunión donde tu eliges donde mirar.

Creo que ZOOM tiene algo parecido, pero no creo que llegue al nivel que necesito (https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/115000424286-Sharing-Multiple-Screens-Simultaneously). En cualquier caso, es irrelevante, porque tengo prohibido por «ley» usar Zoom con mis estudiantes.

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Mis aplicaciones favoritas. Paneles para interacción en grupo y KPIs individuales

Ayer descubrí tres aplicaciones «nuevas» para mi. En el fondo están relacionadas pues se pueden usar para gestionar tareas, aunque tienen dos enfoques totalmente distintos.

La primera de ella es PADLET (https://es.padlet.com/). Realmente es un «muro» que puedes compartir con un conjunto de personas para que interactúen sobre en el formato «post-it» (diferente de la cronología lineal de muros tipo facebook, instagram o twitter). Mi opinión es que no es diferente de Trello (https://trello.com/) o de Lino (http://en.linoit.com/) y, personalmente, lo veo mucho más limitado. Creo que trello es más potente y está mejor trabajado como herramienta para gestión de tareas en grupo y Lino es mucho más «visual» e interactivo. Realmente lino trabaja con toda la pantalla como si fuese un «corcho» donde pegar las cosas donde quieras (cualquiera del grupo puede mover las etiquetas a cualquier lugar). De momento Lino sigue siendo la herramienta más parecida a un post-it virtual que conozco. Trello (y Padlet) tienen otras funcionalidades (que las hacen muy interesantes) pero parecen restringidas a trabajar por columnas. Puedes desplazar las notas dentro de la columna,c rear columnas o mover notas a otras columnas, pero no tienes libertad de desplazamiento dos dimensiones como en Lino.

El segundo enfoque es el de GoalMeter (https://play.google.com/store/apps/details?id=com.goalmeterapp.www&hl=es) y HabitBull (http://www.habitbull.com/). Estas aplicaciones solo están disponibles en Android/IOs, no se pueden trabajar desde web. Ambas son una especie de panel de control (dashboard) de resultados (KPIs) individuales para evitar la procastinación. De alguna forma se relacionan con «Getting Things Done» y articulan las metas sobre tareas y agendas. Pero su enfoque principal es en el seguimiento de metas y el efecto motivador que puede producir el ver que las consigues o el «pique» personal por intentar lograr tus metas. Ambas tienen un entorno virtual atractivo (mucho más para GoalMeter) y recompensas gamificadas para mantener la motivación en el logro de las metas.

La base científica de ambos es el uso de KPIs e información visual de la evolución de los mismos («dashboards») como potenciadores de la motivación para mejorar la eficacia y la eficiencia. No he realizado una revisión sistemática que me permita valorar la evidencia de que existe una relación causa-efecto entre estas herramientas y un mayor logro de resultados individuales o del grupo. Sin embargo, lo que puedo apuntar es que parece que hay material escrito como para plantearse ese reto:

 

Entradas relacionadas:

Mis aplicaciones favoritas. Trackers y gestores de tareas

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Herramientas on-line para crear gráficos o diagramas

Os enlazo esta entrada de blog (http://www.pcwebtips.com/2012/10/paginas-crear-driagramas-graficos-online.html: 12 Mejores Herramientas Para Crear Diagramas Online) que me parece útil.

Quizás el título es un poco pretencioso y la explicación no es muy elegante. Pero recoge 12 herramientas que pueden ser interesantes en un momento dado. Las versiones de pago de todas estas herramientas son bastante buenas (no valoro si caras  o baratas). Pero, en general, las  versiones gratuitas pueden quedarse demasiado cortas si las quieres usar para cosas complejas o si lo que buscas es algo donde puedan participar varios autores (normalmente esto es lo que más recortan las versiones gratuitas).

Falta un análisis para ver cuáles de estas herramientas en su versión libre son tan limitadas que no aportan nada. Yo he probado LucidChart y lo que dan gratis no me sirve para nada. También he probado Mindmeister y la versión gratis es muy buena (salvo que tengas que colaborar con más de una personas o quieras mantener más de 5 documentos ).

Por último no he encontrado ninguna aplicación que ofrezca símbolos de VSM de manera gratuita. Visio los tiene pero sólo es gratis durante un mes.

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Mis aplicaciones favoritas: mini-aplicaciones on-line útiles

Selección de aplicaciones on-line para cosas muy puntuales pero que me resuelven detalles en mi trabajo:

  1. Un crono o contador regresivo desde la web para usar en presentaciones o dinámicas o cosas similares donde necesitas mostrar un reloj grande a través del ordenador (countdown / stopwatch).

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Uso de JIRA para la gestión de un proyecto de tesis doctoral

Durante los últimos 14 meses he estado probando las potencialidades de JIRA como gestor de tareas en la web. Mi intención era comprobar su utilidad para mejorar la eficiencia y eliminar operaciones de No Valor Añadido en el proceso de elaboración/supervisión de tesis doctorales y publicación en equipo de artículos científicos.

Tras este período de pruebas ha quedado patente la enorme utilidad que tiene para este tipo de proyectos. Por lo tanto, he decidido adoptarlo como la  herramienta estándar de trabajo con mis alumnos de doctorado y he grabado un vídeo para ilustrar el funcionamiento:

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Una imagen vale más que mil palabras. Quick Response Barcode (QR codes)

Quizás no sean mil palabras. Pero, al menos, vale más que decenas de palabras.

Información sobre Quick Response Barcode:

Generadores de codigo QR (codificación-decodificación):

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